Dans notre précédent article, nous avons passé en revue les nouveaux outils de dictée assistée par IA, capables de transformer une idée formulée à voix haute en un texte structuré, corrigé et prêt à l’emploi (lire l’article : Parler plutôt que taper : 6 outils de dictée IA à tester en entreprise )
Reste maintenant à savoir quoi leur dicter. Email client, compte rendu, publication LinkedIn, fiche CRM ou organisation de la semaine : voici 10 prompts vocaux conçus pour les besoins quotidiens des PME et PMI. Il suffit de parler, de relire… et de laisser le clavier souffler un peu. 🎙️
Comment dicter un bon prompt à une IA
Un prompt vocal peut être plus riche qu’un prompt écrit, car il est plus facile de donner du contexte en parlant.
Pour éviter de partir dans tous les sens, utilisez cette structure :
Rôle → contexte → tâche → contraintes → format → vérification
1. Transformer une pensée en email professionnel
« Transforme ce que je vais te dicter en email professionnel. Conserve tous les faits, retire les hésitations et les répétitions. Adopte un ton chaleureux mais direct. Commence par une phrase qui rappelle le contexte, puis formule clairement ma demande et termine par la prochaine étape attendue. Ne crée aucune information. Voici mon message : [dictez votre contenu]. »
2. Préparer un compte rendu de rendez-vous client
« À partir de mes notes vocales, rédige un compte rendu de rendez-vous client. Organise-le en cinq parties : contexte, besoins exprimés, objections, décisions prises et prochaines actions. Ajoute pour chaque action une responsable et une échéance uniquement si elles ont été mentionnées. Termine par les informations à confirmer. Voici mes notes : [dictez]. »
3. Alimenter une fiche CRM
« Transforme ces notes de rendez-vous en fiche CRM concise. Extrais le nom du contact, l’entreprise, le besoin, le budget évoqué, l’échéance, le niveau de maturité, les objections, les concurrents cités et la prochaine action. Utilise “non communiqué” lorsqu’une information manque. Voici mes notes : [dictez]. »
4. Préparer une proposition commerciale
« Tu es responsable commerciale dans une PME. À partir des informations que je vais dicter, prépare le plan d’une proposition commerciale. Inclus la compréhension du besoin, la solution proposée, les bénéfices, les livrables, le calendrier, les responsabilités du client, les conditions et les points à clarifier. Ne crée ni prix ni engagement absent de mes notes. »
5. Créer une procédure interne
« Transforme mon explication orale en procédure interne facile à suivre. Donne un titre, l’objectif, les prérequis, les personnes concernées, les étapes numérotées, les points de contrôle et les erreurs à éviter. Utilise des phrases courtes et un vocabulaire accessible à une nouvelle collaboratrice. Voici le processus : [dictez]. »
6. Rédiger une publication LinkedIn
« Transforme cette idée en publication LinkedIn destinée aux dirigeantes et dirigeants de PME. Commence par une accroche concrète, développe un problème rencontré sur le terrain, apporte trois conseils applicables et termine par une question. Ton professionnel, incarné et légèrement humoristique. Entre 900 et 1 200 caractères. Ajoute trois à cinq hashtags pertinents. Voici mon idée : [dictez]. »
7. Répondre à une réclamation
« Rédige une réponse à cette réclamation client. Commence par reconnaître le problème sans admettre une responsabilité juridique non établie. Reformule les faits, présente les actions engagées, indique le délai de retour et termine par une proposition concrète. Ton calme, empathique et précis. Voici la réclamation et mes éléments de réponse : [dictez]. »
8. Préparer une réunion d’équipe
« À partir des sujets que je vais dicter, crée un ordre du jour de 45 minutes. Classe les points par priorité, attribue une durée à chacun et précise le résultat attendu : information, discussion ou décision. Ajoute une liste des documents à préparer et termine par les décisions qui devront être prises pendant la réunion. »
9. Analyser un problème opérationnel
« Tu es spécialiste de l’amélioration des processus. Je vais te décrire un problème rencontré dans l’entreprise. Reformule le problème sans proposer immédiatement de solution, identifie les causes possibles, sépare les faits des hypothèses et propose cinq questions à poser aux équipes. Termine par trois premières actions à faible coût. Voici le problème : [dictez]. »
10. Organiser sa semaine de dirigeant
« À partir des tâches et contraintes que je vais dicter, prépare mon plan de travail pour la semaine. Classe les sujets selon leur urgence et leur impact, regroupe les tâches similaires, identifie ce qui peut être délégué et propose des créneaux de travail concentré. Signale les conflits de priorité et termine par les trois résultats essentiels à obtenir vendredi soir. »
Dans notre précédent article, nous avons passé en revue les nouveaux outils de dictée assistée par IA, capables de transformer une idée formulée à voix haute en un texte structuré, corrigé et prêt à l’emploi (lire l’article : Parler plutôt que taper : 6 outils de dictée IA à tester en entreprise )
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